Beberapa Aplikasi Perkantoran Berbasis Cloud

Oke, kali ini saya akan membahas tentang beberapa contoh aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing untuk memenuhi tugas kuliah dari mata kuliah PKA ( Program Komputer Aplikasi). Jadi,aplikasi ini muncul dilatarbelakangi dengan semakin luasnya perkembangan infrastruktur dan jangkauan jaringan internet.Dewasa ini, beberapa lembaga yang berbasis negeri maupun yang bergerak di bidang swasta mulai membiasakan penggunaan aplikasi perkantoran seperti Spreadsheet, Word Processor, atau CRM yang berbasis awal Cloud Computing. Kalau kita beralih ke aplikasi perkantoran berbasis Cloud Computing, maka khusus kita seakan-akan memindahkan (moving) pekerjaan-pekerjaan yang tekait dengan pemeliharaan/maintenance, instalasi/install, patching, dan updating versi kepada pihak luar.

Beberapa pihak masih menemukan kelemahan dari software berbasis cloud, diantaranya :

• Kemungkinan tidak berfungsinya (down) server penyedia layanan.

Untuk mengantisipasi masalah kekhawatiran penyalahgunaan data oleh penyedia layanan, pengguna perlu memastikan dengan benar bahwa pihak penyedia aplikasi (vendor) sudah menerapkan sistem perlindungan data (security system) yang benar-benar sesuai dengan standar keamanan data si pengguna, selain itu, aplikasi ini memberikan jaminan SLA (Service Level Agreement) yang cukup jelas.

.

• Kekhawatiran penyalahgunaan data oleh penyedia layanan ataupun pihak luar

Dalam hal antisipasi masalah yang terkait dengan penyalahgunaan data oleh pihak luar, sebagian besar dari penyedia layanan ini berhasil menjalankan perannya dan fungsinya dengan baik dan cukup dapat diandalkan sebagai vendor dari aplikasi. Selain dengan pengoptimalan keamanan (security center) secara internal dalam aplikasi, saat ini penyedia aplikasi (vendor) sekarang sudah dapat mengantisipasi dengan adanya berbagai metode guna mengantisipasi kemungkinan terjadinya serangan, contoh metodenya yaitu seperti, Intrusion Prevention atau Intrusion Detection System dan Attack Surface Analysis.

Berikut ini adalah beberapa alasan menggapa pengguna mau menggunakan aplikasi perkantoran berbasis cloud :

• Adanya manajemen update yang lebih teratur dan otomatis yang dapat membantu kita.
• Memungkinkannya mengakses dokumen kapan pun dan dimana pun kita inginkan sesuka hati kita.
• Terbebas dari CAPEX (Capital Expense) untuk pengadaan lisensi software sejenis plagiat lisensi.
• Mengalihkan biaya CAPEX (Capital Expense) menjadi OPEX (Operational Expense) dengan cukup mengeluarkan biaya langganan tiap bulan lebih menghemat kita.
• Memudahkan adanya kerja sama atau kolaborasi dengan banyak pengguna, kerja sama menjadi lebih mudah.

Berikut ini adalah salah satu perbandingan antar aplikasi perkantoran berbasis cloud, yaitu Office 365, Google Apps, dan Zoho beserta masing-masing penjelasan tentang aplikasi tersebut.

A.      Office365

Office 365memberikan fungsi penyuntingan lebih lengkap dan intuitif sehingga ramah bagi pengguna program Microsoft Office. Layanan Office 365 terdiri dari beberapa bagian utama yaitu Office Web Apps, Office Professional Plus, SharePoint Online, Exchange Online, dan Lync Online. Office 365 merupakan sekumpulan aplikasi Microsoft Office System berbasis Cloud Computing sehingga dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Office 365 menyediakan berbagai paket dengan berbagai kategori diantaranya Small Businesses, Midsize Businesses and Enterprises, Education, serta Government dengan harga yang bervariasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Dalam penawaran awal, pengguna mendapat uji coba gratis selama 30 hari sementara layanan serupa dari Google Docs diberikan secara gratis.

B.       GoogleApps

      Saat ini paket Google Apps terdiri dari 3 pilihan yaitu :

1. Google Apps for Business, paket ini berbayar 5 USD per pengguna untuk per bulan dengan masa uji coba gratis selama 30 hari. Jumlah pengguna tidak terbatas dan masing-masing pengguna mendapat kapasitas email sebesar 25 GB, jaminan waktu operasional 99,9%, pengelolaan perangkat seluler, pe-nonaktif-an iklan, dukungan 24 jam sehari.

2. Google Apps for Business dengan vault, untuk dapat menggunakan paket ini, pengguna dikenakan biaya sebesar 10 USD per pengguna per bulan. Memiliki fitur dasar yang sama dengan Google Apps for Business tetapi memiliki kemampuan dalam hal kebijakan retensi dan pengarsipan email.
3. Google Apps-Free, dapat digunakan secara bebas,diperuntukkan bagi penggunaan personal atau kelompok dengan maksimal 10 pengguna dimana masing-masing akan mendapat kapasitas penyimpanan email sebesar 10 GB.

C.       Zoho

       Aplikasi pada Zoho dapat digunakan secara bebas oleh pengguna individu. Zoho terdiri dari sekumpulan aplikasi berbasis cloud sehingga memungkinkan pengguna untuk mengakses melalui situs yang disediakan. Aplikasi perkantoran yang ditawarkan oleh Zoho terdiri dari 3 kategori utama yaitu Business Apps, Collaboration Apps, serta Productivity Apps dengan jumlah aplikasi mencapai lebih dari 20 jenis. Zoho menawarkan berbagai jenis paket untuk bisnis atau perusahaan dengan berbagai kategori sesuai dengan jenis kebutuhan pengguna.  Paket penggunaan aplikasi untuk edisi premium dikenakan biaya 5 USD per pengguna per bulan dengan masa uji coba gratis selama 15 hari, sedangkan bagi perusahaan dikenakan biaya sebesar 3 USD per pengguna per bulan untuk edisi standar.

Perbedaan antar 3 Aplikasi tersebut yaitu,

1.      Media Penyimpanan

Pengguna Microsoft Office 365 basic mendapatkan kapasitas penyimpanan SharePoint sebanyak maksimum 2 GB. Namun demikian, jika pengguna membutuhkan kapasitas lebih besar dapat membelinya dengan harga $2.5 per GB per pengguna  per bulan. Google Apps menawarkan kapasitas penyimpanan sebesar 1 GB secara cuma-cuma kepada pengguna. Adanya Google drive yang merupakan bagian dari Google Apps memungkinkan pengguna untuk mendapat kapasitas penyimpanan gratis sebesar 5 GB dan dapat membayar sebesar $4 per bulannya untuk tambahan kapasitas sebesar 20 GB.  Zoho Docs memberikan kapasitas penyimpanan file sebesar 1 GB yang diberikan secara cuma-cuma kepada penggunanya. Namun demikian, jika pengguna menginginkan kapasitas penyimpanan yang lebih besar, Zoho memberikan penawaran harga sebesar 3$ untuk tambahan kapasitas sebesar 5GB.

2.      Fungsi dan Tampilan

            Dari segi tampilan, Google Apps nampak sederhana dan terkesan lebih kaku. Google Apps menyediakan berbagai macam tools pengolahan dokumen yang dapat digunakan oleh pengguna. Selain itu, fungsi-fungsi dan formatting yang disediakan cukup terbatas.

Zoho menyediakan tampilan yang cukup sederhana dan menarik. Dengan adanya berbagai fitur yang cukup inovatif, Zoho memungkinkan pengguna untuk melakukan format dokumen dengan lebih cepat dibanding Google Apps.

Office 365 menawarkan pilihan formatting dan fungsi yang lebih beragam dibandingkan Google Apps dan Zoho. Office 365 lebih memungkinkan dilakukannya penyesuaian fungsi-fungsi formatting yang dilakukan oleh pengguna aplikasi Microsoft office versi desktop untuk tetap dalam format yang sama pada saat diakses secara online melalui Office 365.

3.      Kolaborasi Kerja

Office 365 memungkinkan dilakukannya kolaborasi kerja secara real-time melalui adanya Microsoft Exchange, SharePoint, dan Lync Online. Dengan Office Web Apps pengguna Microsoft Excel dan Microsoft OneNote akan dapat melakukan fungsi co-authoring, yaitu pengeditan dokumen secara bersamaan oleh beberapa orang, melalui web browser. Selain itu, fungsi co-authoring dapat dilakukan di Microsoft Word 2010, Power Point 2010, Excel 2010, serta OneNote2010 dengan menggunakan SharePoint.

Keunggulan yang banyak menarik pengguna untuk memilih Google Apps adalah adanya layanan yang memungkinkan real-time editing yang dapat dilakukan oleh beberapa penulis secara bersamaan, tanpa melihat apakah pengguna tersebut telah terdaftar di kelompok Google Apps yang sama atau tidak. Pengguna juga dapat melakukan file sharing sehingga dapat dilihat oleh siapapun secara online melalui URL yang disediakan.

Aplikasi perkantoran yang disediakan oleh Zoho juga telah memungkinkan penggunanya untuk bekerja pada satu dokumen secara bersamaan.  Penerbitan dokumen untuk dapat dibagikan kepada individu atau kelompok lain juga sangat mudah untuk dilakukan secara real-time. Meskipun demikian, Zoho memungkinkan penggunanya untuk melakukan pekerjaan secara offline menggunakan Google Gears sehingga proses sinkronisasi baru akan dilakukan saat pengguna online.

Dengan pembahasan tadi, dilihat dari berbagai kelebihan dan kekurangan antara aplikasi yang satu dengan yang lain, kita bisa mulai mempertimbangkan aplikasi perkantoran yang akan digunakan untuk mendukung produktivitas dan kenyamanan dalam bekerja disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.